Devenez chef de projet événementiel

Le profil du chef de projet événementiel

Le chef de projet événementiel vibre au cœur de l’événement. Sa mission ? Transformer des idées en expériences et réalités palpables, en orchestrant chaque détail, des premières ébauches à la réalisation finale. Ce métier exige à la fois créativité et rigueur sans faille pour coordonner les équipes, gérer les budgets et respecter des délais serrés.

À l'ECS, nous vous préparons à relever ces défis grâce à une formation complète dans ce secteur dynamique et en constante évolution.

EN BREF

• Mission : superviser la conception, la planification et l'exécution des événements, coordonner les équipes, gérer les budgets, dans le respect des attentes du client.

• Skills : aisance relationnelle, rigueur et organisation, leadership, polyvalence, créativité, gestion du stress.

• Niveau d’études : Bac+3 à Bac+5.

• Échelle de salaire : un chef de projet événementiel junior débute entre 2 000 € et 2 900 € brut par mois.

Quel est le rôle du chef de projet événementiel au sein d’une agence ?

Un chef de projet en agence de communication événementielle est (presque) sur tous les fronts : il fait le lien entre le client, les différentes équipes de production… et l’événement lui-même.

Il est chargé de comprendre les besoins du client ; il conçoit, planifie et supervise chaque étape de l'événement, de la création à la mise en œuvre, c’est-à-dire jusqu’au jour J. Il est également responsable de la gestion du budget, du respect des délais, et de la coordination des prestataires. Son rôle aux côtés du directeur de production est de garantir que chaque événement soit exécuté avec succès, répondant aux attentes du client tout en respectant les objectifs de l'agence.

La team directeur de production et chef de projet événementiel est donc garante de la réussite des projets, assurant une cohérence entre vision créative et réalité opérationnelle.

Comment se déroule un projet événementiel, et quelles sont les responsabilités du chef de projet ?

Le chef de projet événementiel est à la fois un excellent gestionnaire et un communicant hors pair, capable de s'adapter rapidement aux changements tout en gardant une vue d'ensemble sur le projet. Surtout, il joue un rôle clé à chaque étape, avant même la conception de l’événement.

• Prise de brief et analyse des besoins : le chef de projet commence par recueillir les besoins du client, analyser les objectifs à atteindre et définir les cibles à toucher. Il établit ensuite un cahier des charges précis.

• Conception et planification : il développe ensuite le concept de l'événement seul ou aux côtés des équipes créatives et élabore un budget prévisionnel. Il planifie également le déroulement de l'événement en détail, en identifiant et recrutant les prestataires nécessaires et en établissant un rétroplanning.

• Coordination et exécution : durant cette phase, il coordonne les différents intervenants (prestataires, équipes internes, etc.), supervise la mise en place des éléments techniques, logistiques et créatifs… tout en veillant au respect du budget et des délais et en s’adaptant aux imprévus.

• Pilotage de l'événement : le jour J, le chef de projet événementiel est sur place pour superviser l’ensemble, résoudre les éventuels problèmes et s’assurer que tout se déroule comme prévu.

• Bilan et retour sur expérience : après l'événement, il organise un débriefing avec le client et les équipes pour évaluer la réussite du projet, analyser les résultats par rapport aux objectifs, et identifier les axes d’amélioration pour les futurs événements.

Le métier de chef de projet événementiel est donc dynamique, vivant et humain. Plus que jamais, la polyvalence est de mise.

Quelles sont les qualités essentielles d’un chef de projet événementiel ?

Pour assurer le succès d’événements de toutes tailles tout en assurant la satisfaction du client, le chef de projet événementiel doit avoir plusieurs cordes à son arc :

• Le sens de l’organisation, indispensable pour gérer simultanément plusieurs tâches et plusieurs équipes tout en respectant les délais.

• La créativité, pour proposer des concepts innovants et remarquables, adaptés aux objectifs des clients et aux attentes des publics.

• La flexibilité, la polyvalence et une bonne gestion du stress, pour s’ajuster et pallier rapidement les imprévus et changements de dernière minute.

• Le leadership, pour motiver et coordonner les équipes et atteindre les objectifs.

• L’aisance relationnelle, pour assurer une communication fluide avec les clients, autant qu’avec les prestataires et les équipes internes (en particulier lors des phases actives et approchant le jour J, durant lesquelles le stress des clients est à son comble).

Pourquoi le chef de projet est-il un pilier de l’agence événementielle ?

1. Il est garant du bon déroulé des événements

Le chef de projet est responsable de la bonne exécution des projets, en supervisant toutes les phases d’un événement, de la conception à la réalisation en passant par les imprévus, il évite les crises et pallie les changements de dernière minute, etc. Au-delà de la gestion opérationnelle de projet, il a aussi un rôle stratégique de garant de la cohérence et du succès des événements.

2. Il instaure une relation de confiance avec les clients

Principal point de contact entre l’agence et les clients, il traduit leurs besoins en actions concrètes et s’assure que leurs attentes sont non seulement comprises, mais également dépassées. Ce rôle d’interface est crucial pour bâtir et maintenir une relation de confiance avec les clients, essentielle à la réussite et à la réputation de l’agence.

3. Il optimise les budgets

Parmi ses nombreuses missions, le chef de projet événementiel gère les budgets, négocie avec les fournisseurs et exploite au mieux chaque ressource pour optimiser la qualité des événements tout en respectant les contraintes financières. Cette capacité à équilibrer créativité et rentabilité est indispensable pour assurer la viabilité des projets et la satisfaction des clients !

Dans quel type d’entreprise travailler en tant que chef de projet événementiel ?

• En agences événementielles : ce sont les principaux recruteurs de chefs de projets événementiels, pour la coordination et l’organisation d’événements pour divers clients. Ces agences peuvent se spécialiser dans des événements culturels, sportifs ou grand public. Des événements en physiques ou digitaux.
  En travaillant en agence, vous profiterez d’une large variété de projets et d’un environnement dynamique qui valorise la créativité.

• Dans les services communication de grandes entreprises, collectivités locales ou institutions publiques : pour gérer les événements internes (séminaires, team building) et externes (lancements de produits ou services, conférences). Vous serez alors directement connecté avec la stratégie globale de communication, de visibilité et de développement de l’organisation.

• Chez des prestataires techniques ou dans des lieux événementiels : certains chefs de projet travaillent pour des prestataires spécialisés (son, lumière, scénographie) ou des lieux d'accueil, où ils jouent un rôle clé dans la gestion des événements sur site. Si votre implication dans la conception globale des événements est moindre qu’en agence, vous pourrez vous concentrer sur les phases de production et développer une réelle expertise technique.

• Au cœur de l’événement même, au sein des associations dédiées : association caritative ou festival, association culturelle… vous pouvez également faire vos armes en vous consacrant à un événement d’envergure en particulier, et piloter sa mise en place.

Quelles que soient vos envies, nos formations événementielles préparent nos étudiants à être polyvalents et performants dans tout type de structure !

Quelle formation de l’école de communication ECS est adaptée pour devenir chef de projet événementiel ?

Le chef de projet événementiel est avant tout un communicant, qui doit analyser et saisir les besoins de ses clients avant de développer des solutions concrètes et adaptées. Il a donc besoin d’acquérir un ensemble de bases théoriques et pratiques avant de se spécialiser.

C’est ce que propose notre Bachelor en communication événementielle, qui permet d’obtenir un titre RNCP de niveau 6 à l’issue de ces 3 années. Il vous offre une formation généraliste en communication avec des modules axés sur l'événementiel, la gestion de projet et le marketing, qui vous permettent d’entrer directement sur le marché du travail ou de poursuivre vos études.

Vous pouvez choisir d’aller plus loin avec le Mastère Stratégie événementielle, industries culturelles et créatives de l’ECS. Cette formation de 2 ans après le Bachelor vous permet d’obtenir un titre RNCP 7, en développant des compétences approfondies en conception, planification, et gestion d’événements, ainsi qu’en leadership et en stratégie de communication.

Quel que soit votre choix, nos formations offrent une combinaison équilibrée de théorie et de pratique et vous préparent efficacement à cet univers métier.

Pourquoi choisir l’ECS pour se former au métier de chef de projet événementiel ?

L’ECS vous prépare à rejoindre rapidement le métier et à vous y épanouir en toute sérénité !

Notre expertise est reconnue en communication événementielle

Nos formations en communication événementielle allient théorie et pratique, et sont conçues autour d’un réseau de partenaires créateurs d’événements reconnus.

Vous êtes en lien avec des intervenants professionnels et un réseau actif

Vous bénéficiez de leur expérience et de leur expertise de terrain. Vous avez également accès au réseau de nos entreprises partenaires, un atout majeur pour faciliter vous insertion sur le marché du travail et créer des opportunités de stages et d’emplois.

Vous travaillez sur des projets réels

L’ECS met l’accent sur l’apprentissage par la pratique. Nos étudiants participent donc à des projets concrets et effectuent alternances et stages en entreprise, pour développer leurs compétences en gestion de projets événementiels et acquérir une expérience précieuse avant d’entrer sur le marché du travail.